Peu importe à quel point un événement est bien organisé, des imprévus peuvent toujours survenir. Que ce soit un retard, un souci technique ou encore une météo capricieuse, ces situations peuvent rapidement mettre votre organisation à l’épreuve.

Rennes Evénement vous a rédigé quelques astuces pour prévoir l’imprévu !

« Toujours voir le verre à moitié plein »

Face à un imprévu, il est difficile de garder son calme mais pourtant cela est essentiel. Évitez la panique, respirez, évaluez la situation et adaptez-vous rapidement. Si un changement doit être annoncé, faites-le de manière transparente avec vos invités pour éviter tout malentendu. Gardez en tête qu’un bon état d’esprit peut transformer un incident en anecdote amusante !

« On n’est jamais trop prudent »

Afin d’éviter les imprévus, il est essentiel de prévoir au moins un plan B pour les éléments clés de votre événement. Identifiez ces éléments : repas, météo, animation…puis anticipez les solutions !

Prestataire en retard ? Prévoyez une playlist et un traiteur de secours.

Météo incertaine ? Prévoyez des barnums/tonnelles ou un espace couvert.

Matériel défaillant ? Ayez un micro ou une enceinte de secours.

« L’organisation, c’est la clé »

Préparez un document rassemblant toutes les informations essentielle (horaires, contacts des prestataires, plan du lieu, etc ) peut s’avérer très utile pour faire face aux imprévus. En cas de question ou d’imprévu, plus besoin de chercher partout, tout est à portée de main, cela permet de gagner du temps et d’éviter le stress !

« L’union fait la force »

Organiser un événement seul peut être compliqué. N’hésitez pas à déléguer certaines tâches à des personnes de confiance ou à des professionnels comme un wedding planner, une entreprise de location de matériel événementiel (ex. Rennes Evénement), un photographe, un traiteur ou un fleuriste/décorateur et bien d’autres.

« Mieux vaut prévenir que guérir »

Avoir une trousse de secours à portée de main peut vous éviter bien des tracas. Voici quelques indispensables :

Matériel de secours : batteries externes, multiprises, câble HDMI, adaptateur…

Trousse de premiers soins : pansements, désinfectant, anti douleurs, sparadrap…

Trousse de maquillage/cheveux : rouge à lèvres, correcteur, épingles à cheveux, laque fixante…

Avec ces astuces en tête, vous êtes prêt à gérer les éventuels imprévus le jour J avec calme et confiance, quoi qu’il arrive !